9 min. leestijd

OR en thuiswerken na Corona: 12 vergeten aspecten

We gaan na Corona meer thuiswerken

Geregeld kom ik uitspraken tegen als: “Na Corona gaan we 40/60 thuiswerken”. Of zelfs: “Na corona werken we in principe thuis, tenzij het noodzakelijk is op kantoor te komen.”

 Inderdaad, de ervaringen met thuiswerken zijn positief, zowel voor medewerkers als voor werkgevers. Naast de hogere productiviteit van thuiswerkers, zien werkgevers voordelen in de lagere kosten: minder kantoorruimte, minder reiskosten. 

 OR’en houden zich in deze discussie vooral bezig met de randvoorwaarden: de ergonomie van de thuiswerkplek, de thuiswerkvergoeding, de privacy-aspecten, soms de werktijden.

Thuiswerken is meer dan arbo, geld en privacy.

 Maar er zit een ander, wezenlijk aspect aan thuiswerken dat wat mij betreft grondig moet worden besproken: thuiswerken verandert ingrijpend de manier waarop we met elkaar samenwerken en met de organisatie verbonden zijn.

 Ik denk dat je als OR met je collega’s en met je directie in gesprek moet gaan over de vraag: hoe willen we met elkaar samenwerken en met elkaar verbonden zijn? Hoe willen we een prettig samenwerkende organisatie zijn?

 Thuiswerken stelt veel hogere eisen aan de communicatie dan op kantoor werken. Op kantoor zie je meteen of iemand het druk heeft, in gesprek is, intensief werkt aan een tekst. Op kantoor kun je iemand even aanschieten met een korte werkvraag. Als je vraagt “Hoe gaat het eigenlijk met je sinds de scheiding?” zie je meteen of die vraag uitkomt, of je er nog eens op moet terugkomen, en vaak zie je ook aan de eerste gezichtsuitdrukking wat het antwoord is. Op kantoor zie je die nieuwe collega bij het koffie-apparaat en vraag je of alles goed gaat. 

Als we thuiswerken zien we meestal alleen een beeldscherm.

Nadenken over de ideale thuiswerk situatie na corona

 Ik heb met een aantal OR-leden nagedacht over de vraag welke aspecten van thuiswerken echt aandacht behoeven. De startvraag was: hoe ziet voor jou de ideale thuis/kantoorwerksituatie er uit?

Een paar belangrijke uitkomsten.

 Vooraf: eigenlijk wil iedereen zich verbonden voelen met de organisatie waar hij of zij voor werkt. Op kantoor is die verbondenheid alleen al aanwezig doordat je op dezelfde plek zit. Thuiswerken vraagt meer bewust onderhoud aan de verbondenheid.

  1.  Iedereen wil op de hoogte blijven van “algemene ontwikkelingen”: hoe het gaat met de organisatie, ontwikkelingen bij klanten, lief en leed van collega’s.
     Op kantoor gaat dat wat meer vanzelf, via mededelingenborden of informele contacten. Als medewerkers veel thuiswerken moet dat georganiseerd worden. Bijvoorbeeld met een maandagochtend kick-off op zoom. Thuiswerken vereist een veel nauwkeuriger keuze welke communicatiemiddelen we voor welke behoeften inzetten.
     
  2. Iedereen wil collega’s kunnen bereiken.
    Op kantoor zie je of collega’s er zijn, maar ook of ze het druk hebben, gestresst zijn. Je weet hoe laat ze gaan lunchen.   Als je thuis werkt zie je dat niet. De drempel om iemand te storen is hoger. Het is dus noodzakelijker dat er inzage is in de bereikbaarheid van collega’s, en dat we andere drempels verlagen.
                    
  3. Iedereen heeft ook behoefte aan informele contacten, online of op kantoor, dus daar moet ruimte voor worden gemaakt (fysiek of digitaal).
    Online is de drempel om iemand even informeel te benaderen veel hoger. Je weet niet of je stoort, het lijkt snel onbenullig, je zoekt contact zonder een echte boodschap.

    Op kantoor doen we dat meestal op voor de hand liggende momenten, zoals bij binnenkomst of vertrek, in pauzes, als we iemand tegenkomen op de gang. Maar die momenten en plekken zijn er online niet. Geen grappen over de laatste mail van de directeur, niet samen afreageren dat een grote order niet doorgaat. Misschien missen we dat nog wel het meest door dat thuiswerken.
    Voor bepaalde groepen zijn informele snelle contacten nog essentiëler. Denk aan stagiaires, nieuwe collega’s, mensen die het vak nog moeten leren, mensen die werken met “zachte” informatie (over draagvlak, weerstand, enthousiasme).
    Dit is misschien wel de grootste uitdaging van het thuiswerken: hoe maken we meer, sneller, makkelijker informele contacten mogelijk?
     
  4. Iedereen wil grip op zijn dagplanning, want een betere balans tussen werk en privé is één van de grootste voordelen van thuiswerken.
    Maar het loopt lang niet altijd lekker: iedereen wil een goede balans tussen overleg-werk en uitwerk-werk. Het plannen met zoomsessies vanuit een secretariaat moet ruimte voor offline werken mogelijk houden.
     Maar het lijkt wel of we thuis nog voller worden gepland dan op kantoor, en afstemming met de planners is nog lastiger. Hoe gaan we dat organiseren, zodat we nog steeds ook de werktijden kunnen afstemmen op privé-behoeften?
    Thuiswerken

  5. Iedereen wil meer duidelijkheid over het gebruik van al die communicatieplatforms.
    Thuiswerken is communiceren via allerlei platforms: telefoon, whatsapp, zoom of teams, e-mail, bestandsdelingsplatforms, kennisdelingsplatforms, nieuwsfora en prikborden, en dan heeft elke organisatie ook nog z’n andere interne platforms. Thuiswerken vereist een veel nauwkeuriger vaststelling welke platforms we voor welk soort communicatie gebruiken.

    Voorbeeld: als er een vacature op het interne netwerk wordt gezet, en je bent op kantoor, zal al snel iemand tegen je zeggen: “Hé, er staat een vacature op het netwerk, is die niet wat voor jou?” Maar als je thuiswerkt, en een week of twee niet op het interne netwerk kijkt, heb je de vacature gemist en had je eigenlijk een mail of telefoontje van HR willen hebben, omdat je in de doelgroep van die vacature zit.
     
  6. Bijna iedereen vindt het fijn om minder te reizen.
    Als OR kun je binnenkort een discussie over de leaseregeling en de reiskostenvergoedingen verwachten. Maar los daarvan brengt het digitaal werken de vraag met zich mee: wanneer ga ik nog fysiek naar iemand toe, bijvoorbeeld een nieuwe klant, en wanneer onderhoud ik het contact digitaal. Een belangrijk punt om in je organisatie te bespreken.

  7. Iedereen wil een faire, open manier van prestaties meten.
    Als we thuis werken ziet niemand wat we doen en hoe hard we werken. Tegelijkertijd wil een werkgever of leidinggevende hier wel zicht op houden.
     Hoe doen we dat op zo’n manier dat “Big Brother” buiten de deur blijft, we ons niet bespioneerd voelen, maar tegelijkertijd wel ons wel kunnen verantwoorden?
     Dit kan per organisatie en per type werk een andere oplossing vergen, maar het moet goed besproken worden, anders krijgen we wantrouwen, en wantrouwen leidt tot nog meer cijfers en regels en registraties.

  8. Iedereen wil goede leiding.
    Als we thuiswerken zit die leidinggevende op afstand, met weinig zicht op wat we doen. De verleiding is dan groot om strakker, meer op targets en cijfers te gaan sturen.  Ook hierover moet het gesprek gevoerd worden: hoe willen we leiding geven en ontvangen?

  9. Iedereen wil verbonden zijn met de organisatie, en daarmee ook met de “verdere” collega’s.
    Bijna iedereen heeft nabije collega’s, dat zijn de 5 – 20 mensen met wie je heel geregeld contact hebt. Dat blijft ook bij thuiswerken wel bestaan. Maar mensen hebben ook behoefte aan af en toe contact met de verdere collega’s, de collega’s die wel bij je organisatie horen, maar met wie je geen werkcontact hebt. De borrels, de bedrijfsfeesten, de open scholingsdagen, hoe gaan we die vervangen in de digitale wereld?

  10. Lang niet iedereen wil thuiswerken.
    Sommige mensen komen thuis gewoon niet aan het werk. Anderen hebben een te klein huis, of drukke kinderen.
    thuiswerken na corona
    Het kantoor is dan een welkome oase van rust en concentratie. Weer anderen werken nu juist vanwege de gezelligheid. Gaan we die mensen wegjagen? Of geven we zoveel mogelijk mensen de mogelijkheid zelf de ideale balans tussen thuis en op kantoor te bepalen? In elk geval moet je dan niet beginnen met “60/40” te roepen, je moet het gesprek voeren!

  11. Veel mensen houden van afwisseling.
    Veel mensen vinden het niet echt leuk om de hele week op kantoor te zitten, maar ook niet om de hele week thuis te zitten. Het is gewoon een menselijk eigenschap om een beetje variatie in het leven te willen. Gaan we ze dwingen om dat niet meer te willen?

  12. Veel mensen werken graag op hun eigen tijden.
    Eén van de grootste voordelen van thuiswerken is dat je je werktijden kunt aanpassen aan je behoeften. Bijvoorbeeld aan je biologische klok. Sommige mensen starten graag om 7 uur ’s ochtends terwijl het kantoor later opengaat. Banderen willen aanpassen aan de schooltijden van de kinderen, of de mantelzorgtijden. Hoe houden we vast aan dit voordeel terwijl we tegelijkertijd wel bereikbaar zijn, informeel willen kunnen chatten of zoomen? 

Je zult merken dat al deze punten niet gaan over technische vragen of randvoorwaarden voor thuiswerken, maar vooral over hoe we een samenwerkingsverband van mensen kunnen blijven. Thuiswerken kan een technocratisch drama worden, juist daarom moeten we proberen de menselijke behoeften in het oog te houden: behoefte aan contact, communicatie, afwisseling, flauwe grappen, grip op je eigen tijdsindeling.

Zijn de brede aspecten van thuiswerken iets voor de OR?

Is dit een OR-zaak? Bestuurders zullen misschien zeggen: al deze aspecten kun je regelen in het onderlinge overleg tussen medewerker en leidinggevende. Ik denk dat dat onvoldoende is.

In de eerste plaats omdat de gevolgen van thuiswerken onderschat worden. Bestuurders denken dat het klaar is met een 60/40 uitspraak en een thuiswerkvergoeding, maar zo is het niet. Thuiswerken vraagt een veel nauwkeuriger afstemming over samenwerking, communicatie en de middelen die we daarvoor gebruiken. 

De voordelen vasthouden

In de tweede plaats: ik denk dat het noodzakelijk is dat OR en bestuurder uitgangspunten of richtlijnen afspreken over thuiswerken. Daardoor blijven ook de voordelen voor de medewerkers bestaan. 

Thuiswerken levert nu eenmaal een spanningsveld op tussen enerzijds de verplichtingen die we elkaar willen opleggen (over bereikbaarheid, prestaties, controleerbaarheid) en anderzijds de keuzevrijheden die thuiswerken biedt aan medewerkers. 

Dat gesprek kunnen we niet overlaten aan de individuele medewerker met de individuele leidinggevende, want die staan beiden te zwak ten opzichte van productiedruk, regels van boven, dingen simpel moeten houden, geen precedenten scheppen, geen uitzonderingen toelaten, je kent het allemaal wel….

Adviesproces als eindpunt

Een besluit om in een bepaalde verhouding te gaan thuiswerken/kantoorwerken is een adviesplichtig besluit, want het is echt een wijziging van de werkwijze, en heeft gevolgen voor werktijden, communicatiemiddelen, aansturing en samenwerking. Het is een heel geschikt onderwerp voor de OR om medewerkers bij te betrekken, discussies over te organiseren, en je adviesproces als eindpunt in plaats van als beginpunt van de discussie vorm te geven. Gooi eens een balletje op bij je bestuurder….

Door Erik van Triest, senior OR trainer en adviseur. Mede oprichter MijnORSucces. een digitale leer- en kennisomgeving voor ondernemingsraden. Met korte cursussen, informatie en expertise.

Je mag dit artikel binnen je OR en onder je collega’s en bestuurder verspreiden

www.mijnorsucces.nl

erik@mijnorsucces.nl

Over de schrijver
Erik van Triest is senior trainer/adviseur van ondernemingsraden en mede-oprichter van MijnORSucces.
Reactie plaatsen
arrow_drop_up arrow_drop_down