“Vergaderen Hoeft Niet Saai Te Zijn. Met Deze 7 Acties Worden Je Vergaderingen Een Stuk Leuker En Beter.


Vergaderen, vergaderen…


Weleens naar een politiek debat gekeken? Niet speciaal spannend he? 

Je krijgt vaak het idee dat de politici alleen hun mond open doen om zichtbaar te zijn voor hun achterban. En niet om een zinvol gesprek te voeren met elkaar.

De echte gesprekken hebben al ergens anders plaatsgevonden: in de commissies, in de wandelgangen, in het informele overleg tussen partijen.

Toch laten we ons vaak misleiden door het beeld dat we van een vergadering hebben. Een formele bijeenkomst met een voorzitter waarin ieder zijn eigen zegje mag doen.

OR-vergaderingen zijn geen tweede kamer vergaderingen, maar toch gedragen we ons er soms wel naar. We doen ons zegje maar een echt gesprek is er niet. We laten de voorzitter de besluiten formuleren en het gesprek regelen.

Saaie vergadering OR

Het is ook moeilijk een echt gesprek te voeren met meer dan vier mensen. Het kan wel, maar het vergt wat oefening.

Het goede nieuws is dat jij als (nieuw) OR-lid een belangrijke bijdrage kunt leveren aan het goed laten verlopen van het gesprek van de vergadering van de ondernemingsraad.
Je leest er meer over in onderstaand artikel.

Zeven dingen die je kunt doen om je vergaderingen leuker en beter te maken

Zo verlopen de  meeste vergaderingen:

  • het onderwerp wordt geïntroduceerd;
  • de deelnemers (lang niet iedereen) zeggen wat over het onderwerp;
  • de voorzitter trekt een conclusie;
  • als het van pas komt wordt een besluit genomen en actiepunten geformuleerd.

Klinkt niet slecht he?

Zeker niet als het een goed gesprek is geweest. Maar daar schort het vaak aan.

Wat maakt vergaderingen saai en niet leuk?

  • Mensen luisteren niet naar elkaar. Daardoor kan het eindeloos duren.
  • Bouwen niet voort op elkaars ideeën. Je hebt soms geen idee meer waar het over gaat.
  • Lang niet iedereen heeft een bijdrage. Misschien heb jij wel geen bijdrage. Geloof me, het wordt een stuk leuker als je wél een bijdrage hebt.

Dat niet alles goed gaat wil trouwens niet zeggen dat de besluiten niet goed zijn of dat er niks gebeurt met wat er afgesproken is.

Maar toch, medezeggenschap doe je met elkaar.

De vergadering beter en leuker maken

Er zijn zeven dingen die je kunt doen om de vergadering meer inhoud te geven.

  1. Vraag door als iets niet duidelijk is
  2. Vat samen, blijf bij het onderwerp
  3. Luister naar je collega’s
  4. Vraag aan degene die niets zeggen wat ze ervan vinden
  5. Wees eerlijk als je iets lastig vindt
  6. Geef je mening als je die hebt
  7. Bereid je voor

Ad 1) Vraag door als iets niet duidelijk is
Als nieuwkomer zal niemand opkijken als je niet alles snapt. Gebruik die positie om helderheid te krijgen. Over het onderwerp, maar ook over de manier van vergaderen.

Ad 2) Vat samen, blijf bij het onderwerp
Gesprekken kunnen nogal warrig verlopen. Van de hak op de tak. Om het te kunnen begrijpen helpt het om samen te vatten. Begrijp ik het goed dat? Zorg dat je bij het onderwerp blijft.

Ad 3) Luister naar je collega’s
Om samen te vatten moet je eerst goed geluisterd hebben. Het kan helpen om de spreker aan te kijken en misschien af en toe een aantekening te maken.  Wat zegt die ander? Wat is de kern?

Ad 4) Vraag aan degene die niets zeggen wat ze ervan vinden
Als het je opvalt dat veel dezelfde mensen aan het woord zijn, kun je je collega-leden vragen wat ze ervan vinden. Veel mensen denken dat het een taak van de voorzitter is. Dat klopt, maar het staat iedereen vrij er naar te vragen. Het bevordert het gesprek als je geïnteresseerd bent in elkaar.

Ad 5) Wees eerlijk als je iets moeilijk vindt
Sommige mensen schamen zich als ze iets niet kunnen of snappen. Niet doen! Wees open als je het bijvoorbeeld lastig vindt om stukken te lezen. Je kunt ook aangeven wat het voor jou lastig maakt. Misschien weten de andere collega OR-leden een manier waarop het makkelijker wordt.

Door eerlijk te zijn help je de anderen ook om open te zijn en de schone schijn te laten varen.

Ad 6) Geef je mening als je die hebt
Je bent weliswaar nieuw, maar dat wil niet zeggen dat je geen mening hebt. Je hebt je eigen kennis, kunde en ervaring. Het zou zonde zijn die niet in te brengen. Dus doe vooral je mond open als je iets te zeggen hebt.

Ad 7) Bereid je voor
Je geeft de vergadering diepgang en inhoud door je vooraf voor te bereiden. Weet je wat van je gevraagd wordt als je de agenda krijgt? Zo niet, vraag dan gelijk aan de secretaris wat van je verwacht wordt.

Door van te voren te bedenken wat je wilt zeggen, of wat je zou willen bereiken wordt de vergadering een stuk spannender. En leuker, want je doet mee en  je hebt invloed.

Samenvatting
Als nieuweling kun je je positie gebruiken om de vergadering meer leuker en beter te maken. Door vragen te stellen, goed te luisteren, samen te vatten en geïnteresseerd te zijn in de mening van je collega’s. Je helpt de OR ook verder door open te zijn over wat je zelf lastig vindt. Of graag wilt.

En…grapjes maken kan ook geen kwaad hoor!




Over de schrijver
Wij - Anneke Dekkers en Erik van Triest - zetten ons in om jou te helpen zo goed mogelijk je ondernemingsraadswerk te doen. Zodat jij en je OR echt invloed hebben. Onze leuke online trainingen bieden het fundament voor je OR-werk.
Reactie plaatsen
arrow_drop_up arrow_drop_down