Als je tijd wilt winnen in je OR werk helpt het je sommige zaken automatisch te gaan doen. Om van veel voorkomende handelingen een gewoonte te maken. Zoals tanden poetsen, de afwasmachine in en uitruimen, de planten watergeven. Je hoeft er dan niet meer over na te denken. Je kunt dan je denktijd aan andere zaken besteden.
Wat is eigenlijk het probleem in de huidige werkwijze?
Vaak weten we wel wat goed is om te doen: je bureau opruimen, dat kaartje naar je tante schrijven, notulen lezen, de rekeningen opbergen (o ja, en betalen). Maar we doen het niet. We stellen het uit. We komen er niet aan toe.
Als nieuw OR-lid herken je dat misschien wel: je wilt je verdiepen in een belangrijk onderwerp, maar er lijkt telkens iets tussen te komen. Die notulen wil je lezen, maar om de een of andere reden doe je het niet.
Dat we niet doen wat we van plan zijn kan door verschillende oorzaken hebben:
– we zien er tegenop, dus stellen we het uit;
– we laten ons makkelijk afleiden;
– iets anders is urgenter en dat gaan we dan maar doen;
– we weten niet goed hoe we het aan moeten pakken;
– we hebben er geen zin in ook al weten we dat het goed voor ons is.
Gevolg van het niet doen is dat we ontevreden over onszelf zijn en niet bereiken wat we willen.
Als nieuw OR-lid kan het zijn dat je ook niet toekomt aan wat je van plan bent. Om misschien wel precies dezelfde redenen als hierboven staan.
Het vervelende is dat het OR-werk toch gedaan moet worden. Nu ja, moet, je wilt het ook. Je wilt tenslotte een goede bijdrage leveren aan de OR. En ja, daar moet werk voor verricht worden.
Een manier om te zorgen dat je snel op gang komt met het OR-werk is het ontwikkelen van goede gewoonten die je daarbij helpen.
Goede gewoontes
J.S.Scott is een Amerikaan die zijn leven wijdt aan het anderen leren hoe je goede, kleine, gewoontes ontwikkelt.
Wat kunnen we van hem leren?
Criteria van een goede kleine gewoonte
Een kleine goede gewoonte die je je makkelijk eigen kunt maken voldoet aan de volgende criteria:
– de gewoonte is makkelijk om te doen. Zo makkelijk dat je geen motivatie nodig hebt om eraan te beginnen.
– hij duurt niet langer dan 15 minuten (maar liefst korter)
– het maakt je leven beter
– het heeft een recept, een logische volgorde
Kleine gewoontes voor OR-leden
Als we naar je OR-werk kijken kunnen we vier belangrijke terreinen onderscheiden waarop je kleine gewoontes kunt ontwikkelen die je OR-leven beter maken:
1) productiviteit. Je werk sneller, makkelijker en beter doen.
2) organiseren. Zorgen dat je de randvoorwaarden goed geregeld hebt.
3) lezen. Stukken op een goede en zo snel mogelijke manier lezen.
4) gespreksvoering. Dat kan gaan om een vergadering, maar ook om gesprekken met collega’s
Voorbeelden van kleine gewoontes
We geven hieronder een aantal suggesties voor kleine gewoontes. Hopelijk brengen ze je op ideeën.
1) productiviteit
- Iedere maandag om 8.45 uur (maar het kan ook iedere andere werkdag en ieder ander tijdstip zijn) plan je het OR-werk voor die week
- Voordat je begint met het uitvoeren van je OR-werk: stel een prioriteitenlijst op voor je OR-werk
- Je zorgt dat je niet gestoord wordt als je stukken moet lezen door bijvoorbeeld je deur dicht te doen en je telefoon niet op te nemen.
2) Organiseren - Maak een archiefmap per werkterrein voor de OR (bv sociaal beleid, organisatieveranderingen, arbo, financieel beleid)
- Berg je OR-spullen op zodra je terug komt op je werkplek.
- Pak de dag voor de vergadering alvast je spullen. Leg ze in volgorde neer.
- Schrijf direct de acties die jij moet doen in je agenda
- Voordat je aan het OR-werk begint ruim je je bureau op
3) Lezen
- Voordat je de vergadering gaat voorbereiden: bekijk de agenda
- Bekijk de stapels papier en bepaal welk stuk je wanneer gaat lezen.
- Voordat je het stuk daadwerkelijk leest: bepaal het doel.
4) Gespreksvoering
- Als je op weg bent naar het gesprek bedenk je nog eens goed wat het doel is
- Neem al je spullen in de juiste volgorde mee.
- Begin met het benoemen van het doel
- Sluit af met een conclusie
- Maak na afloop van het gesprek direct aantekeningen van de belangrijkste punten die jullie besproken hebben
Het recept
Je recept kan er zo uit zien:
- Als ik maandagochtend op mijn werk kom, bekijk ik eerst wat ik deze week voor de OR ga doen. #5 minuten
- Ik plan maandagochtend wanneer ik mijn OR-werk doe en hoe lang ik ermee bezig ben #7 minuten
- Als ik aan het OR-werk begin:
- start ik met het opruimen van mijn bureau.# 3 minuten
- pak ik alle spullen erbij # 4 minuten
- leg ik papier en pen klaar #1 minuut
- vervolgens maak ik een prioriteitenlijst #3 minuten
- Voordat ik een activiteit voor de OR ga uitvoeren bepaal ik wat het doel is en wat er van mij gevraagd wordt. # 2 minuten
Niet wereldschokkend hè?
En dat is precies de bedoeling. Het gaat tenslotte om kleine gewoontes die je helpen je OR-werk beter te doen.
Probeer het eens uit. Maak je eigen receptenlijst en hou die altijd in de buurt, zodat je de gewoontes er goed in kunt krijgen.
Natuurlijk kun je je receptenlijst uitbreiden en inkrimpen. Wijzigen waar nodig. Waar het om gaat is dat je jezelf een goede en makkelijke start geeft om met je OR-werk te beginnen.
Anneke
P.S. Wil je echt snel een bijdrage leveren aan de OR? Maar weet je niet goed wat je kan en mag? Of wat je zelf bij te dragen hebt? Doe dan de e-cursus: wat doet de OR?
